こんにちは、えむです。

 

ネットビジネスを行っていると、たくさんの人とコミュニケーションを取ることになります。そんな時、「chatwork（チャットワーク）」というツールを使えば、メールよりもスムーズにコミュニケーションが取れるようになります。今回は、その「チャットワーク」の登録方法と基本的な機能を、図を交えて丁寧に説明していきます。

チャットワークをおすすめする理由

電話・メールによるコミュニケーションのデメリットを解消している。

電話でのコミュニケーションの最大のデメリットは、あなたと相手の時間をリアルタイムで拘束してしまうことです。その点、チャットワークなら、あなたが送ったメッセージに対して、相手は都合のつくタイミングで返信すればいいのです。

 

メールは、相手は都合のつくタイミングで返信すればよいツールです。しかし、「件名」を入れる、メールを送るたびに本文の出だしや文末に「あいさつ文」「定型文」を入れるというわずらわしさがあります。その点、チャットワークなら、「件名」を入れる必要はありませんし、「あいさつ文」「定型文」を毎回入れる必要はありません。

PDF・画像ファイルなどのデータを、簡単にアップロード・共有できる。

チャットワークは、WordやExcel・PDF・画像ファイルなどのたいていのデータはアップロード可能です。それも、アップロードしたいデータを、マウスでチャットワークにドラッグして放り込むだけでできます。メールにデータを添付するよりもはるかに簡単です。

 

しかも、アップロードしたデータは、チャットのメンバーであればダウンロードすることが可能です。つまり、データの共有がとても簡単にできるのです。

初期設定が済めば、どのパソコン・スマホからもログインできる。

チャットワークはクラウドサービスなので、メールアドレスとパスワードの登録が済めば、どのパソコンからでもログインできます。また、スマホ用アプリもあるので、それをスマホにダウンロードすれば、スマホからログインすることも可能です。パソコンが手元にない時でも、スマホで進捗状況を確認できます。

タスク管理がしやすい。

チャットワークには「タスク管理」機能があります。（ちなみに、「タスク」とは「やるべき仕事・課題」という意味です。）コミュニケーションを交わす中で、あなたのタスクが見つかったら、それをチャットワークに入力し、「To doリスト」のように管理することができます。しかも、「タスクの期限」を設定することもできるので、やり忘れることを防ぐことができます。

 

※「タスク管理」機能の使い方については、のちほど説明します。

無料版でもある程度機能が充実している。

チャットワークには、「フリー」「パーソナル」「ビジネス」「エンタープライズ」という４つのプランがあります。そのうち、「フリー」は無料版で、他３つは月に使用料がかかります。もちろん、使用料を払うプランの方が使える機能や容量は増えるのですが、「フリー」でも「グループチャットを14個作れる」「５GBの保存容量」がついているので、個人・少人数で使う分には、「フリー」で十分でしょう。

チャットワークの登録方法

まずは下のリンクをクリックします。
↓↓↓
チャットワーク

 

すると、下図のような画面が出てくるので、中央の白い欄にメールアドレスを入力してから、その横にある「新規登録（無料）」をクリックします。

 

 

「新規登録（無料）」をクリックすると、下図のような画面が出てきます。

 

 

「【チャットワーク】アカウント発行手続きのご案内」という件名で、登録したメールアドレス宛にチャットワークからメールが届くはずです。もし届いていない場合は、メールアドレスの入力ミスか、迷惑メール扱いになっているあたりが考えられるので、確認してみてください。

 

チャットワークから届いたメールを開封すると下図のような画面が出てくるので、「アカウント登録」をクリックします。

 

 

「アカウント登録」をクリックすると下図のような画面が出てくるので、必要事項を入力していきます。今回は、「事業形態」を「個人事業主」として進めていきます。

 

 

メールアドレスは、最初に登録したものが表示されています。任意の「名前」「パスワード」を入力し、「業種」「利用予定人数」は近いものを選択します。「名前」「パスワード」は後から変更可能です。それらの入力が済んだら、「私はロボットではありません」の横にある四角をクリックしてチェックを入れます。その後、一番下にある「同意して始める」をクリックします。

 

「同意して始める」をクリックすれば、基本的には登録は完了です。

 

下図のような画面が出てきますが、登録時点で、あなたが一緒にチャットワークをすることが決まっている相手がいるのなら、その人のメールアドレスを入力して「招待メールを送信（メールアドレスを入力すると色がつくボタン）」をクリックすれば、あなたが登録したチャットワークに招待することができます。とりあえず、あなただけで使う場合は、「スキップして始める」をクリックします。

 

 

「スキップして始める」をクリックすると、下図のような画面が出てきます。これで、チャットワークを始めることができます。

 

チャットワークの基本的な機能

チャット機能

マイチャット

マイチャットとは、あなた１人だけが見ることのできる自分専用のチャットページです。ここは、アイデアの備忘録、他の人に送るメッセージの下書き、学んだことのインプットなど、自分の好きなことを入力できます。

 

ダイレクトチャット

ダイレクトチャットとは、あなたと相手が１対１で行うチャットのことです。相手を招待するには、「コンタクトを追加」を使います。

 

チャットワークの左上の「すべてのチャット」の横にある「＋」をクリックすると、下図のような画面が出てくるので、「コンタクトを追加」をクリックします。

 

 

すると、下図のような画面が出てくるので、「メールで招待」にタブを合わせます。出てきたページに招待したい相手のメールアドレスと相手へのメッセージを入力し、「招待メールを送信」をクリックします。

 

 

もし、招待したい相手がすでにチャットワークに登録している人だったら、「ユーザーを検索」にタブを合わせ、相手の「名前」「チャットワークID」「メールアドレス」のいずれかを入力して「検索」をクリックします。

 

 

検索の結果、招待したい相手が見つかったら、その下にある「コンタクトに追加」をクリックします。

 

 

相手がコンタクトに追加されるのを承認したら、チャット画面の左側に相手の名前が表示されます。

グループチャット

グループチャットとは、３人以上のメンバーで行うチャットのことです。無料版である「フリー」では、全部で14個のグループを作ることができます。

 

新しくグループチャットを作るには、チャットワークの左上の「すべてのチャット」の横にある「＋」をクリックすると、下図のような画面が出てくるので、「グループチャットを新規作成」をクリックします。

 

 

すると、下図のような画面が出てくるので、「チャット名」「招待するメンバーにチェック」が済んだら、一番下にある「作成」をクリックします。

 

 

グループチャットが作成されたら、チャット画面の左側にグループの名前が表示されます。

タスク管理

タスクを「To doリスト」のようにして管理する機能です。「タスクの期限」を設定し、自分でスケジュール管理することができます。

 

タスクを作成するには、チャット画面の右側にある「タスク」の下にある欄をクリックします。

 

 

すると、下図のように「タスク」の欄が広がるので、「タスクの内容」「タスクの担当者」「タスクの期限」を設定します。入力されると「タスクを追加」のボタンに色がつくので、そこをクリックします。

 

その他の基本的な機能

引用

相手のメッセージをあなたのメッセージに引用することができます。引用したいメッセージにカーソルを合わせると、下図のように「引用」のタブが出てきます。それをクリックすると、あなたのメッセージを入力する欄に、相手のメッセージが引用されます。

 

 

また、相手のメッセージの中の必要な部分だけを引用することもできます。相手のメッセージの引用したい部分だけをドラッグして選択すると、下図のように「メッセージに引用」というタブが出てきます。それをクリックすると、選択した部分だけが、あなたのメッセージを入力する欄に引用されます。

 

タスク

先ほど説明した「タスク」に、相手からのメッセージをコピーすることができます。「タスク」にしたいメッセージにカーソルを合わせると、「タスク」のタブが出るのでそれをクリックします。そうすると、チャット画面の右にある「タスク」に相手のメッセージがコピーされます。

 

 

また、相手のメッセージの中の必要な部分だけを「タスク」にコピーすることもできます。相手のメッセージの引用したい部分だけをドラッグして選択すると、下図のように「タスクに引用」のタブが出てきます。それをクリックすると、選択した部分だけが「タスク」にコピーされます。

 

編集

あなたが一度送ったメッセージも、この「編集」機能を使えば後からでも修正することができます。編集したいメッセージにカーソルを合わせると、下図のように「編集」のタブが出てきます。それをクリックすると、チャット画面の下に選択したメッセージが出てくるので、修正をします。

 

返信

２人で行うダイレクトチャット、３人以上で行うグループチャットともに、「返信」機能があります。「返信」には、「TO返信」「RE返信」という２つのやり方があります。「TO返信」とは相手を指定して行う返信で、「RE返信」はメッセージから行う返信です。

 

まず、「TO返信」のやり方です。あなたがメッセージを入力する欄の左上にある「TO」ボタンをクリックします。

 

 

「TO」ボタンをクリックすると、下図のような枠が出てくるので、メッセージを送りたいメンバーを選択します。

 

 

メッセージを送るメンバーを選択すると、あなたのメッセージ欄にそのメンバーの名前が表示されるので、メッセージを入力して「送信」をクリックします。

 

 

「送信」をクリックすると、相手に「TO返信」が完了します。「TO返信」を送られた相手からは、下図のようにメッセージが薄緑色に見えるので、他のメッセージと見分けがつきやすく、見逃す心配もありません。

 

 

次に、「RE返信」のやり方です。まずは、返信したいメンバーのメッセージにカーソルを合わせます。すると、下図のようにタブが表示されるので、その中の「返信」をクリックします。

 

 

「返信」をクリックすると、下図のようにメッセージを返信する相手の名前が表示されるので、メッセージを入力して「送信」をクリックします。

 

 

「送信」をクリックすると、「RE返信」は完了します。「TO返信」と同様に、相手からは下図のようにメッセージが薄緑色に見えるので、他のメッセージと見分けがつきやすく、見逃す心配もありません。

 

最後に

いかがでしたか？

チャットワークの登録方法と基本的な機能について、理解していただけたでしょうか？

 

ネットビジネスも、リアルのビジネスと同様、人とのコミュニケーションはとても大事です。その時に、相手にとって負担になりにくく、スムーズにやり取りできるこの「チャットワーク」は、とても役立つと思います。さらに、あなた自身のタスク管理もできますので、ぜひとも使いこなして活用してください！